"样品确认了——能直接开工吗?"
买家邮件
主题:可以开工——定金转出
v2样品很好,确认。今天打定金。能开工吗?
PlushToys.Fun 回复
主题:回复:可以开工——定金转出
v2能确认很好。开工前我们会发一封11项大货前确认邮件。大部分内容之前邮件里都答过——这封邮件把它们汇总成一份签字文件,确保不漏项。20天生产时钟从PP确认签字那一刻起算,而不是定金到账那一刻。下面每一项,我们都至少见过被"假设而非确认"导致的项目延误;花一天锁定,比花一周倒回来收尾要快得多。
定金也是锁定的一部分——但这是简单的部分。难的是下面这11项。
开工前锁定的11项
下面每一项都是大货可能出问题的独立环节,如果留模糊就会踩坑。"跳过代价"就是不锁定时通常会发生的情况。
1.PP样(大货前样),签字确认
用大货实际面料缸、实际填充棉、实际装饰做出来的最终样。不是v2样——v2是设计锁定。PP样是生产锁定。一张签字照片确认即可。
跳过代价:大货到货后跟v2不一样,而"不一样"在货已上柜后是退不掉的。
2.最终设计稿件(LOGO、吊牌、包装印刷)
矢量格式,.ai 或 .pdf,Pantone 色号写明。位图(.jpg、.png)无法用于绣花打版或印刷。
跳过代价:大货中途换稿件,绣花和印版重做,生产线停摆。
3.洗水唛内容(文字、语种、洗涤图标)
纤维成分、原产国、年龄等级、洗涤图标的精确措辞——以及标签上出现哪几种语言。这是法规文本,不是文案润色。
跳过代价:海关扣货,或零售商在收货月台直接拒收,被迫重换标签。
4.条码(UPC / EAN / JAN),买家提供
进入你分销系统的零售端条码。你告诉我们印在哪里,我们就印在哪里;我们不会自己造一个。
跳过代价:条码错或缺失,意味着整批货进口后必须贴覆盖标签——一笔没预算的件均成本,而且永远在最糟的时候发生。
5.唛头 / 装运唛
每个外箱侧面的印刷:品牌、PO号、品号、箱号(N之N)、毛重 / 净重、原产国。这是你的货代和报关行必需的。
跳过代价:报关行无法把外箱与提单匹配,导致清关延误。目的港滞箱费通常按天计。
6.外箱尺寸、每箱件数、重量
每箱多少件、外箱外尺寸、毛重、净重、CBM(立方米)。必须与货代提前录入系统的数据匹配。
跳过代价:订舱出错、港口装箱单对不上、3PL重新订舱的费用。
7.内包格式和零售贴标
每件装OPP袋?OPP袋+吊牌?开窗盒?贴标贴一面还是两面?大多数零售商有非常具体的格式要求。
跳过代价:目的地仓库重新包装,加几天人工以及没预算的操作费。
8.合规检测目标 + 指定实验室
美国市场:CPSIA + ASTM F963;欧盟:EN71;日本:ST 2016 等。再加上做检测的实验室(SGS、Bureau Veritas、Intertek 或指定的国内实验室)。
跳过代价:未检测的货过海关,是整柜级别的风险。修复方案是"自己买回来本地销毁"。这是11项里最值得花一天锁定的一项。
9.大货颜色确认(Pantone 或实物色卡)
大货实际面料缸的照片、或寄出的色卡片,与指定 Pantone 比对签字。不同布厂、不同染缸都会漂移;PP样的颜色不会自动等于大货颜色。
跳过代价:大货到货差半个色阶,而"差不多"有时候不行。重染或换面料消耗真实档期。
10.运输方式和最终交货点
FOB 到哪个港口?EXW 我们工厂?DDP 到你仓库地址?海运、空运还是组合?最终交货点要有完整地址、联系人和电话。
跳过代价:货已上船后改交货点,意味着改运费用和重新报关。
11.最终数量确认,按SKU拆分
总件数,按颜色、尺寸、SKU 拆分。"1000件总数——600灰 + 400米"是对的;"大概1000"不行。一开裁,改拆分意味着重新裁布。
跳过代价:为了改色比要重新裁、重新走线,通常会让档期明显延后。
PP确认邮件——可直接复用
11项答完后,下面这封邮件把所有答案汇总。回复"确认",生产线第二天早上开工。
PlushToys.Fun 邮件
主题:PO [number] 的PP锁定——请回复"确认"启动20天倒计时 Hi [buyer], 以下是您订单的完整大货前锁定。请逐条阅读,需要修改的地方请告知,然后回复"确认",明早即可开工。 1. PP样:照片附上,日光下拍摄。是否签字? 2. 最终设计稿件:胸口LOGO的.ai文件已于[date]收到。Pantone 18-1664 TPX。是否确认? 3. 洗水唛内容:70%涤纶 / 30%棉,3+岁,中国制造,英语 + 西班牙语。是否确认? 4. 条码:UPC [12-digit] 已于[date]收到。打印位置:吊牌右下角。是否确认? 5. 唛头:[brand] / PO [number] / 品号 [code] / [N of N] / 毛重 [kg] / 净重 [kg] / 中国制造。 6. 外箱尺寸:[L] × [W] × [H] cm;每箱24件;毛重 [kg],净重 [kg];CBM [m3]。 7. 内包:每件装OPP袋,挂吊牌;OPP袋正面贴一张标签。 8. 合规:CPSIA + ASTM F963,实验室 = SGS 深圳。检测委托日期 [date]。 9. 大货颜色:色卡照片附上,取自生产缸 [number]。是否与上面 Pantone 比对确认? 10. 运输:FOB [port] 海运,美东到港时间约18天。最终交货:贵方3PL,地址 [address]。 11. 最终数量:总数1000件 = 600灰 + 400米。是否确认? 如有任何不一致,请回复修改内容。如全部正确,请回复"确认",我们即开工。
如果项目即将进入大货前阶段,直接索取我们已经把档案里所有信息预填好的PP锁定邮件——空缺的地方一目了然。
获取PP锁定模板
邮件发PO号,PP锁定邮件会预填所有已存档信息回复给你。缺失项会标出,"确认"回复当天,20天倒计时启动。
- 邮件发v2样品确认和PO参考号。
- 收到预填好的11项PP邮件,缺失项会标记。
- 缺口补齐后回复"确认"——20天生产时钟当天启动。
